Las ventajas de contar con un presupuesto en la empresa no solamente se reflejan en el mantener un control del capital. Sino que la función de calcular un presupuesto influye desde la planeación estratégica hasta la gestión de recursos de tu empresa.
El tener un panorama de nuestro presupuesto es crucial e invaluable, pues es la base fundamental para la toma de decisiones operativas, financieras, fiscales y estratégicas.
Al momento de elaborar un presupuesto debemos partir de las premisas que asegurarán el cumplimiento de las metas y objetivos generales que la empresa busca lograr en cierto periodo de tiempo (1 año generalmente) y derivarse de ahí hasta cada una de sus áreas funcionales, las cuales deben definir sus metas propias, acordes con las metas generales y objetivos estratégicos. También dependerá de factores como experiencias pasadas y el comportamiento que ha tenido la empresa, así como de las expectativas del país y expectativas globales, de la industria en la que se desarrolla, de su propuesta de valor para sus clientes y del modelo de negocios de la empresa.
Una vez definido a dónde se quiere llegar como empresa familiar dentro del rango de tiempo establecido, y habiendo definido el aporte que harán cada una de las áreas de la empresa, se debe definir ahora cuáles son los proyectos y las actividades necesarias para lograrlo, es decir, debemos de definir la forma en la que convertiremos en acción lo planeado. Aquí es cuando se definirán y delimitarán los recursos humanos, materiales y financieros que se van a necesitar, así como el lapso de tiempo que se va a requerir.
El presupuesto se elabora una vez que se cuenta con los recursos financieros, contemplando los ingresos, costos, gastos y las inversiones a realizar, así como los impuestos que, por consecuencia, se van a generar. Debemos de tener en cuenta que el crear un presupuesto implica mucho más que una actividad puntual. Implica, bien, un proceso dinámico con el que se trabajará de forma constante y permanente.
El proceso para elaborar un presupuesto consta de cuatro pasos:
- Formulación
Este primer paso consiste en proyectar y cuantificar los ingresos y egresos, que son derivados del plan general y los planes específicos de la empresa y sus áreas que la componen. En esta etapa es conveniente tomar como base dos cosas:
- El comportamiento histórico que han tenido todas aquellas actividades que son cotidianas y permanentes (estimaciones en base al pasado).
- Aquellos aspectos que estén asociados con los planes y proyectos nuevos (estimaciones del futuro).
- Evaluación y ajuste
Generalmente la formulación de un presupuesto presenta aspectos a corregir como estimaciones que resultaron lejanas a la realidad y a las condiciones del mercado. Evaluar y ajustar la primera versión del presupuesto es necesario para que sea viable y apegado a las verdaderas circunstancias de la empresa.
- Aprobación
La empresa debe de contar con una instancia directiva que sea responsable de dar el visto bueno o de solicitar nuevos ajustes al presupuesto establecido. Una vez aprobado por la instancia correspondiente, este presupuesto se vuelve oficial y obligatorio dentro de la empresa.
- Ejecución y control
Ya que el presupuesto fue aprobado, entra en una fase de “ejecución”; la cual depende de la operación de la empresa y de la realización de los planes y proyectos específicos de cada área.
La razón por la cual actualmente la mayoría de las empresas familiares terminan en problemas es porque aceptan trabajar a ciegas, pues continúan laborando sin saber a dónde se dirigen como empresa ya que no tienen un presupuesto guía que les indique el camino a seguir.
Cada vez resulta complejo y al mismo tiempo necesario realizar este tipo de presupuestos que son clave e indispensables para lograr el mejor desempeño y rendimiento posible de nuestra empresa familiar.
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